Zusammenfassend stellt sich eigentlich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist sich mit dieser Thematik zu beschäftigen. Berücksichtigt man jedoch die Konsequenzen sollte jedem klar sein, daß dies ein wichtiges Thema in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens ist.
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Wozu brauchen Sie Software – Management?
Einwände gegen Software-Management
Softwaremanagement ist Chefsache
Unternehmen sind durch das deutsche Urheberrechtsgesetz rechtlich angehalten, die ordnungsgemäße Kontrolle der Softwareprogramme sicherzustellen, wobei das Gesetz vorsieht, dass deren "Organe", beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH, für Lizenzverfehlungen haften. Und dies unabhängig davon, ob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt wurde.
Die Mehrheit der befragten Geschäftsführer und DV-Leiter ist laut einer TechConsult-Studie von 1998 der Ansicht, daß illegale Softwarenutzung in Unternehmen stark davon abhängt, ob Mitarbeiter ihre Probleme selbst lösen, indem sie vorhandene Software kopieren, anstatt einen formellen Beschaffungsantrag zu stellen. Der Geschäftsleitung wird die moralische Kompetenz gegeben, hier Abhilfe zu schaffen. Handlungsbedarf wird zuerst bei ihr gesehen.
Vor dem Hintergrund, daß die Geschäftsleitung für Urheberrechtsverstöße zumindest im Rahmen des Organisationsverschuldens haftet, solange sie die Verantwortung für Softwarelizensierungen nicht an andere, wie z.B. die EDV-Leitung wirksam abgegeben hat, ist für seriöse Geschäftsführer, schon allein im eigenen Interesse, Handlungsbedarf geboten.
Es wird hier im wesentlichen auf die Unternehmensgröße ankommen, ob die Geschäftsführung Softwarebeschaffung und -verwaltung delegiert. Der Titel Leiter der EDV bzw. EDV/Organisation enthält eine grundsätzliche Verantwortung für die Lizenzpolitik Ihrer Firma. Dies bedeutet, daß Sie sich Gedanken über Ihre eigene und die Sicherheit Ihrer Firma machen sollten, wenn Sie nicht ausschließen können, daß in Ihrem Verantwortungsbereich nicht lizensierte Software eingesetzt wird oder werden kann. Sie sollten sich in jedem Fall mit dem "Organisationsverschulden" beschäftigen. Gegen die Geschäftsleitung besteht bei Abgabe der Verantwortung an einen Bereichs- bzw. DV-Leiter nur insoweit Haftungsanspruch, als sie wissentlich Verstöße in Kauf genommen hat. Das große Problem für Geschäftsführer ist, daß sie teilweise kein Bewußtsein für "wissentliche" Verstöße haben. So ist ein wesentliches Ergebnis der oben angesprochenen Studie, daß neben Anwenderaufklärung und Unterstützung der DV-Leitung auch die Sensibilisierung der Geschäftsleitung als effektives Mittel zur Vermeidung von Lizenzvergehen in Unternehmen als wirksames Mittel angesehen werden.
Sie werden an diesem Punkt überhaupt nicht vorbeikommen. Es kann jedoch gleichzeitig ein schwieriges, zum Teil psychologisch zu führendes Thema sein. Dies kommt auf mehrere Umstände an. Zum einen auf die Persönlichkeit des Geschäftsleiters, auf Ihr Verhältnis zu ihm, zum anderen auf die momentane Geschäftslage der Firma und vermutlich weiteren inneren und äußeren Merkmalen.
Die Überzeugung der Geschäftsleitung Softwaremanagement einzuführen dient vor allem dem präventivem Schutz der Firmeninteressen. Im weiteren somit natürlich der Sicherung der Arbeitsplätze.
In Korrelation mit der Unternehmensgröße kann man in der Praxis drei verschiedene Softwareorganisationen in den mittelständischen Unternehmen feststellen:
In diesem "Worst Case" ist allenfalls ein bestimmter Mitarbeiter, der sonst etwas anderes macht, mit DV-Aufgaben betraut. Eine Lizenzprüfung findet nicht statt. Laut einer Studie der TechConsult, Kassel ist in 40% von 400 befragten mittelständischen Firmen eine Lizenzanalyse "derzeit kein Thema". Dies bedeutet nicht gleichzeitig, daß diese Firmen völlig unorganisiert sein müssen, was die DV anbelangt. Es läßt jedoch den Schluß zu, daß hier eine adäquate Sensibilisierung völlig fehlt und somit auch eine organisierte Zuständigkeit, die professionellerweise diese Antwort nicht zuläßt. In der Regel findet sich diese Unorganisiertheit bei kleineren Unternehmen. In diesen Firmen hat man sich noch überhaupt keine Gedanken über dieses Thema gemacht, oder man meint, daß eine Organisation Zeitaufwendig ist und damit unnötig Geld kostet. Das ist wie mit dem Außendienstmitarbeiter, der keine Zeit zum Planen hat: "Ich muß sofort los, keine Zeit für Streckenoptimierung/Stadtpläne. Ich bekomme das schon hin!" Natürlich bekommt er es hin. Fragt sich nur wann!
Daß mit Softwaremanagement richtig Geld verdient wird bzw. im schlechtesten Fall zumindest keines verloren geht, fällt leider nicht auf.
Verteilte oder wechselnde Zuständigkeiten
Diese Form der Softwareorganisation birgt auch einige Risiken in sich, da hier manchmal EDV-Interessierte Mitarbeiter mit Softwaremanagement-Aufgaben beauftragt werden. Diese Mitarbeiter sind in der Regel nicht dafür ausgebildet und haben ein zum Teil einseitiges Wissen. Das Problem wird auch hier nicht erkannt und somit nicht gelöst. Es gibt hier zwar Zuständigkeiten, die auch klar belegen, daß nicht die Geschäftsführung, sondern der Mitarbeiter <Meier> für Angelegenheiten die Software betreffen zuständig ist.
Vorsicht ist geboten, wenn der Betrieb keine Mittel für die entsprechende Ausbildung bereit stellt. Es ist ja keine schwere Arbeit, die verrichtet werden muß. Von außen sieht es ja auch sehr einfach aus. Als ob kaum etwas gemacht würde. Wenn die Mitarbeiter nicht mit Lizenzverträgen umgehen können, oder nicht wissen, was es mit dem Urheberschutz auf sich hat, kann es für sie selbst unangenehm werden. "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht". Das kann zwar auch kein Arbeitgeber wollen, aber das ist einfach Unkenntnis über die Rechtslage, die "abgetan" wird. Man hat da mal was gehört - ist schon nicht so schlimm.
Unter Umständen kann es für einen Mitarbeiter günstiger sein, den Arbeitgeber zu wechseln, wenn eine uneinsichtige Geschäftsleitung keine Unterstützung für das Arbeitsgebiet Softwaremanagement aufbringt und ständig illegal operiert werden muß.
Das ist allerdings ein sehr schwerer Schritt, den man nur nach reiflicher Überlegung und nach vergeblicher Überzeugungsarbeit tun sollte.
Feste Zuständigkeiten, EDV-Abteilung
Feste Zuständigkeiten bedeutet nicht gleichzeitig "richtiges" Software-Management. Sie werden hier eher mit festen Budgetfragen zu kämpfen haben und nicht mit grundsätzlicher Überzeugungsarbeit. Wenn es in Ihr Budget paßt: gut. Wenn nicht: machen Sie es passend. Es gibt Budgettöpfe für alles mögliche. Überlegen Sie wie sie am besten passen. Zerteilen Sie die Aufgaben, so daß die Kosten verteilt werden können.
Dabei ist es doch meist so, daß eine kleine DV-Abteilung keinen Softwaremanager hat. Also jemanden, der sich nur - oder im wesentlichen - um diese belange kümmert. Wenn Sie es schaffen, die Vorteile positiv herauszustellen, können Sie hier vielleicht etwas an Ihrem Budget drehen. Auch hier sind Lizenzfragen nicht im Handumdrehen beantwortet.
Neben dem rechtlichen Aspekt, der vor einer Delegation der Aufgaben der Geschäftsleitung von Unternehmen jeder Größenordnung die Verantwortung zuteilt, ist der betriebswirtschaftliche Aspekt nicht aus den Augen zu verlieren. Das liegt jedoch allen wesentlich mehr am Herzen als "trockene", "uninteressante" Rechtsfragen. Wenn die Unternehmensleitung einmal erkennt, daß gerade Softwaremanagement auch in "Lean Management" "Reengineering" und andere Konzepte greift und kostensenkend wirkt, dann spielt die Unternehmensgröße bzw. die Organisiertheit der DV-Abteilung keine große Rolle mehr.
Unter Umständen ist es günstig, daß ein Geschäftsführer selbst die Rolle des Softwaremanager übernimmt, wenn die Situation im Unternehmen es erfordert.
Einwände gegen Software-Management
| Die Software ist im Vergleich zum Nutzen viel zu teuer. Die Risiken, die wir bei einer nicht 100-prozentigen Lizenzdeckung eingehen, sind so gering, daß sich eine Mehrinvestition hier nicht lohnt. | |
| Die Risiken sind sehr groß. So macht sich nicht nur derjenige strafbar, der die Software bei uns im Unternehmen kopiert, sondern in erster Linie der verantwortliche Manager. Im Rahmen des sogenannten Organisationsverschuldens laut Urheberrechtsgesetz ist die Unternehmensleitung persönlich haftbar, wenn keine entsprechenden Vorkehrungen im Betrieb getroffen werden. | |
| Im Grunde wird das illegale Kopieren von der Softwareindustrie stillschweigend geduldet, wenn nicht sogar unterstützt. Ansonsten gäbe es entsprechende Kopierschutzmechanismen in den Programmen. | |
| Kopierschutzvorrichtungen sind heute technisch noch nicht so ausgereift, als daß sie beim legalen Einsatz nicht zu Komplikationen führen könnten. Für uns als Unternehmen würde das ein sehr viel größerer Aufwand bedeuten, da wir z.B. immer die erste Programmdiskette greifbar haben müßten. Außerdem wären die Programme auch wesentlich teurer. Wir können froh sein, daß die meisten Programme ohne derartige Schutzmechanismen versehen sind. | |
| Beim Einkauf von Software machen wir keine Unterscheidung, wie oft, wer mit welchem Programm arbeitet. Das kann einmal pro Woche sein, oder aber täglich. Es liegt also in unserem eigenen Dafürhalten, hier eine Durchschnittskalkulation zu erstellen. | |
| Software ist für uns ein Betriebsmittel. Wenn die Software nicht täglich genutzt wird, müssen wir durch entsprechende Vorkehrungen sicherstellen, daß die definierten Nutzungsbedingungen eingehalten werden. | |
| Weshalb sollten wir denn die z.T. stark überteuerten Lizenzen kaufen? Wir haben doch das Programm bereits erworben? | |
| Eine Lizenz erlaubt uns, ein bereits eingesetztes Softwareprogramm auf einem weiteren Arbeitsplatz zu kopieren. Die Lizenzprogramme der Softwarehersteller basieren auf einer mengenabhängigen Preisgestaltung. Dadurch brauchen wir nicht mehr die teuren Vollprodukte kaufen, sondern können entsprechend der benötigten Arbeitsplätze vergünstigte Lizenzen erwerben. | |
| Der Kontroll-Aufwand ist zu hoch, das rechnet sich für uns nicht. | |
| Der Kontroll-Aufwand ist zugegebenermaßen hoch, jedoch rechnet er sich in zweierlei Hinsicht: Zum einen sind wir rechtlich abgesichert, zum anderen erhalten wir eine bessere Übersicht über die im Unternehmen eingesetzten Programme. Dies ermöglicht uns, in Zukunft eventuell günstiger einzukaufen und unsere Investitionen gezielt zu planen und zu optimieren. Noch dazu haben wir die Mitarbeiter, die die Software einsetzen, im Griff. Alles in allem bringt uns das Software-Controlling betriebswirtschaftliche und finanzielle Vorteile. | |
| Wenn uns eine Prüfung ins Haus stehen sollte, werden wir die Programme kurzfristig löschen. Bei uns kommt kein Fremder ohne Voranmeldung herein. | |
| Die
Dinge einfach laufen zu lassen und abzuwarten, bis
vielleicht eine Software-Prüfung ins Haus steht, kann
nicht die Philosophie unseres Unternehmens sein. Noch
dazu hilft heute auch nicht mehr die Ausrede der
Fahrlässigkeit. Deutsche Gerichte machen keinen
Unterschied mehr zwischen vorsätzlichem oder
fahrlässigem Handeln. Schließlich werden wir ohne entsprechende Kontrollmechanismen in einem entsprechenden Fall wohl kaum in der Lage sein, auf die Schnelle festzustellen, welche Programme nun lizenziert sind und welche nicht. Ein solches Handeln kann nur zu unserem eigenen Schaden sein. |
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| Das Argument mit den Viren ist Angstmache. Es geht doch nur um Geld. | |
| Das Virenproblem ist ein verstecktes, und wir sollten es sehr ernst nehmen. Wie können wir beispielsweise sicherstellen, daß unsere Mitarbeiter nicht Programme oder Disketten von zuhause mitbringen und damit Viren einschleppen? Wenn dann nicht sofort gehandelt wird, können ganze Datenbestände zerstört werden. Das kann dann auch in die Millionen gehen. Wir sollten uns darüber klar sein, daß es auch uns treffen könnte - nicht nur die anderen. Das Risiko ist zu groß, um hier fahrlässig zu handeln. | |
| Wir brauchen keine Unterstützung vom Hersteller. | |
| Natürlich können wir im Falle von technischen Problemen zu unserem Händler gehen. Jedoch auch er ist an die lizenz- und urheberrechtlichen Bestimmungen gebunden und wird uns wohl kaum bei Problemen mit illegalen Kopien unterstützen. Schließlich ist die Hilfe direkt durch den Softwarehersteller im Fall der Fälle die beste Versicherung, die wir uns wünschen können. Dort sitzen nämlich Leute, die das Programm entwickelt haben und genauestens Bescheid wissen. | |
| Wir nutzen sowieso nur einen sehr geringen Teil der viel zu teuren Software. | |
| Das kann nicht die Frage sein. Wir haben die Entscheidung für diese Software getroffen und die Mitarbeiter arbeiten sehr gerne damit. Noch dazu ist der Umfang gar nicht so gering, was die Befragung in den einzelnen Abteilungen des Unternehmens auch gezeigt hat. | |
| Wenn wir heute Software nachbestellen möchten, werden uns nur noch die neuen Versionen angeboten. Die Vorgängerversionen sind nicht mehr zu haben. Da werden wir doch unter Druck gesetzt, immer noch mehr Investitionen zu tätigen. | |
| In Absprache mit dem Softwarehersteller ist es heute möglich, Lizenzen für die neuen Programmversionen zu erwerben, jedoch weiterhin die Vorgängerversionen einzusetzen. Wir können auch versuchen, bei größeren Händlern die Vorgängerversion zu günstigen Preisen zu bekommen. |
| Copyright EDV Beratung | |
| Stand: 17.10.1999 |